少数精鋭主義とITの活用
2008年06月20日 09:32 フリーダイヤルの低コスト着信課金サービス：フュージョンフリーボイス
2007年09月12日 10:40 IP-VPNシステム導入事務所～社長自宅を電話とサーバー共有
2007年06月28日 10:27 電話会議システムを使用することにより効率を上げる
2007年05月24日 09:45 経営計画での目標値は、利益から決める
2007年03月31日 12:35 通信およびネットワークの活用は生産性向上につながる
2007年01月17日 10:24 ITを活用して少数精鋭体制でやりぬく
2006年12月20日 11:32 スキャナ導入によるペーパーレス化の推進
2006年09月26日 09:38 販売管理システムのグレードアップで業務効率アップ
2006年07月24日 08:28 目標管理と行動計画を確実に実行することで目標は達成できる
2006年05月08日 08:14 ITの活用は費用と効果を考えてできることから始めよう
2006年04月06日 16:55 人は育てていくことによりはじめて人材となる。
2006年03月07日 11:20 OA機器、オフィス家具などを導入するなら今年3/31までなら損金一括算入が可能です。
2006年03月03日 12:36 人材の確保のやり方と育成方法について
2006年01月29日 14:01 当社における少数精鋭主義
2006年01月09日 16:46 少数精鋭主義こそ成功のポイント
これからのITの活用をどうするか
アメリカで発した金融不況は日本の実体経済にも不況という形で押し寄せてきている。
これを受けてどう対応するかが大きな分かれ目と言っても過言ではない。
当社では、事業を発展させていくためには社内のITが必須と考えている。
最近、グループウェアを試験的に導入している。
これは、社内外で起きた事を入力して社員がその情報を共有することによりお客様からの声などを次の展開に生かすことができる。
このような手軽なITを活用すれば社内の風通しが良くなり、生産性向上が期待できる。
一方昨年12月から都内でNTTのNGNがスタートしている。
もうすぐ1年を迎え、開通地域も拡大している。
このNGNは、回線品質の確保、セキュリティ万全、回線信頼性の向上、オープンシステムと従来のBフレッツに比較して格段の品質向上が期待できる。
しかし、実際に有益なシステムがあるかと言えば現状ではないというしかない。
ちょうど、20年前にISDN回線がアナログ回線に代わって出現したことが思い出される。
当時、INSネット64という名称であったため「(I)一体(N)何を(S)するんだ回線」とまで言われた。
20年後の今ではISDN回線は企業の主力回線になっているという状態だ。
（最近ではIP回線やひかり回線が出てきているのでISDNは注目されなくなってしまったが．．．）
NGNもデータネットワークやSaaS（※）そして無線ブロードバンド化などが相まって有益なシステムが出現してくると考えられる。
※ソフトウェア機能をインターネットを通じ、サービスとして提供するデリバリモデルであり、ユーザはライセンスを買い取る必要はなく、利用料金を期間（毎月、半年など）に応じて支払うというものだ。
このように、ITの世界はどんどん変化進展していくので常にそれらを受け入れて対応できる柔軟な考え方が必要だ。
特に非製造業の生産性を向上させるためには、必ずIT(ITC)が必要となってくる。
これらに投資を惜しんではならないと考える。
フリーダイヤルの低コスト着信課金サービス：フュージョンフリーボイス
フリーダイヤル0120を現在使用している場合、基本料金や通話料が安くなる紹介です。
もちろん新規でのフリーダイヤルを取得したい場合も対象となります。
●サービス名
・フリーボイスシンプル
・フュージョン・コミュニケーションズ株式会社
●サービス内容
１．番号ポータビリティにより、現在お使いの0120,0800番号を変更せずにご利用いただけます。
２．タウンページ・ハローページへの番号掲載ができます。
３．24時間いつでも一律料金です。
４．新規のお客様には、下記の番号体系からお選びいただけます。
0120-963-*** 0120-979-*** 0120-987-*** 0800-600-***
５．下記付加機能サービスはありません。
・利用時間指定サービス：あらかじめご指定いただいた時間帯のみ着信を受付けます。
・時間外着信案内サービス：営業時間や受付時間外であることをお客様に告知します。
・着信先指定サービス：営業時間外や受付時間外の着信をあらかじめ指定された他の着信先に接続します。
・共通番号サービス：着信課金電話番号にかかった電話をあらかじめご指定いただいた比率で複数の着信先に振り分けて接続します。
※上記の機能が必要な場合は、【フュージョン・フリーボイス】月額基本料金2,100円となります。
●料 金
１．月額基本料金（1番号）：840円
２．通話料金
市内：固定電話7.35円/2分 3分の場合14.7円
市外：固定電話7.35円/1分 3分の場合22.05円
携帯電話：21円/1分 3分の場合63円
PHS：15.75円/1分 3分の場合47.25円
３．基本機能工事費
525円（初回のみ/1番号）
●他社との比較（NTTコミュニケーションズ）
平日昼間2分間での料金比較
・基本料金 フュージョン・コミュニケーションズ840円 NTTコミュニケーションズ1,050円
・市内通話 フュージョン・コミュニケーションズ7.35円 NTTコミュニケーションズ8.925円
・市外通話 フュージョン・コミュニケーションズ14.7円 NTTコミュニケーションズ21～63円
平日昼間3分間での料金比較
・携帯通話 フュージョン・コミュニケーションズ63円 NTTコミュニケーションズ136.5円
シュミレーション
一般電話からの着信：市内2分1日10回×20日=400通話
一般電話からの着信：市内2分1日5回×20日=100通話
携帯電話からの着信：3分1日5回×20日=100通話
フュージョン・コミュニケーションズ市内：2,940円 市外：735円 携帯：6,300円 計9,975円
NTTコミュニケーションズ 市内：3,570円 市外：4,200円（@42円で計算） 携帯：13,650円 計21,420円
2社比較 月額▲11,445円 年額▲137,340円
当社サンビジコムからお申込ができます。
０１２０－６９１－７９１までお電話下さい。
IP-VPNシステム導入事務所～社長自宅を電話とサーバー共有
NTT X7000システム 当社サンビジコム導入事例
本社・東京03～埼玉048で主装置共用することにより、電話とパソコンを共有使用が可能となりました。
■導入以前の状況と問題点
①本社・東京北区と埼玉は、距離的にも20km位離れており、行き来するのにも時間とコストがかかった。
②電話番号をそれぞれ持っており、拠点間は外線で通話していた。
③販売や管理のデータは本社のサーバーにあるが、埼玉では使うことが出来ず、本社に依頼して必要なデータをメールの添付ファイルで送信してもらったり、USBメモリやCD-ROMを使っていた。
④埼玉は、不在のことも多くその都度転送電話にして本社で受けているが、設定忘れでお客様に迷惑をかけることもあった。
■X7000導入後の問題点解決
①埼玉の電話番号を廃止し、本社電話番号に一本化した。
VPNの採用により、埼玉でも本社と同じ電話番号で発着信ができます。
外出時に転送などの操作が不要となった。
また、埼玉にいて電話機から外線にかける時は、本社の回線でかけられるので「03」発信者番号となる。
②埼玉にいても、本社サーバーを呼び出し販売・管理のデータの編集・保存も可能となった。
③本社と埼玉間は、内線番号で直接呼出しができるので、効率向上につながった。
もちろん、本社で受けた電話を埼玉に転送したり、その逆も可能である。
通話料金はすべて無料となった。
④埼玉で長距離電話をかける時、IP電話を使え3分8円でかけられるので電話料金が安くなった。
⑤本システムを導入してから、本社と埼玉の行き来が少なくなり、かかる時間と交通費が少なくなった。
■導入効果
①アナログ回線1本 2,500円/月 30,000円/年
②本社～埼玉通話料 1回3分30円×10回/日×2（双方）＝600円×20日＝12,000円/月
144,000円/年
③市外電話：1回3分40円×5回×20日＝4,000円/月
48,000円/年
①＋②＋③ 計 18,500円/月 222,000円/年 削減効果
このほかにもデータ共有による時間コストなどが削減になった。
■導入費用
①NTT X7000 導入費 5年リース 14,000円/月
②NTTグループアクセス @700×2ヶ所＝1,400円/月
③埼玉：ADSL → Bフレッツ 差額1,600円/月
④IP電話：1回3分8円××5回×20日＝800円
①＋②＋③＋④ 計 17,800円/月
NTT X7000のくわしいことは、こちらからご覧下さい。
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株式会社 サンビジコム
〒114-0022東京都北区王子本町1-18-8王子Nビル5F
代表取締役 木野謙一
TEL.03-5963-2051 FAX.03-5963-2054
E-Mail kino@sun-busi.com
URL 起業と移転のトータルオフィスプランナー
電話会議システムを使用することにより効率を上げる
最近、電話会議装置が売れている。
使用用途を聞くと、拠点間での会議や外出されている方の携帯電話とのディスカッションに使用されているようだ。
■電話会議システムとは
通常の電話の場合は、1対1での通話となり、1人でしか相手の人と話ができない。
電話会議装置を電話回線などに接続して使用すれば相手先の人と数人で同時に通話をすることができる。
もちろん相手先も数人で会話すればお互いにディスカッションすることができる。
これに、多拠点会議システムを使用すると、多拠点での音声会議が実現できる。
これにより、会議する場所に全員集合する必要がなくなるので出張費用や人件費の節約ができる。
■電話会議システムの使い方
１．ハンズフリーで使う
会議に参加する人が装置に向かって話しをすればマイクとスピーカーが動作して相手の声が聞こえ、こちらの声が相手に通じるというしくみである。
最近は、ほとんどがこの方式の要望が多い。
２．ヘッドホンを接続して使う
装置にヘッドセットを接続して参加者が会議を行う。
相手からの声が参加者だけにしか聞こえないのでオフィス内のデスクスペースでも使える。
３．電話回線などに接続して使う
アナログ回線などに装置を直接接続して使用するので、簡単にしかも明瞭な音声会議が可能だ。
通話料が安いIP回線などを接続して使うこともできる。
４．電話機に接続して使う
電話機の受話器コードと装置を接続して使用する。
アナログ回線などが無くても内線電話機やデジタル電話機などでも接続して使用が可能だ。
アナログ回線接続よりも通話品質が劣ることがある。
また、電話機種別により接続使用ができないこともある。
５．パソコンに接続して使う
装置とパソコンをUSBケーブルなどで接続して使用できる。
スカイプやメッセンジャーを使用すれば無料で明瞭な音声会議ができる。
また、カメラを接続すればWeb会議ができるのでパソコンをテレビ電話として使用できる。
■その他の使い方
外出先と事務所内での音声会議をやりたい場合、携帯電話に携帯電話用会議装置を接続することにより携帯電話側でも数人程度が会議に参加できる。
例えば、移動中の自動車の中に同乗している人が携帯電話を通して音声会議に参加することができる。
■電話会議システムのメリット
１．出張費がかからない。
２．移動時間における人件費がかからない。
３．タイムリーに使用できるので参加する方の時間がロスにならない。
電話会議システムの詳しいことはこちらから
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経営計画での目標値は、利益から決める
経営計画を策定するについて、目標値は売上高から決めることが多いと思うがこれは逆であり、利益を最初に決めてから売上へと積み上げていく。
※本記述は、「経営計画もっと儲かる経営計画のつくり方」広瀬元義 あさ出版から引用しました。
■最初に決めるのは利益目標である
単年度の経営計画の作成では、いくらの利益を会社に残すかを決めてからスタートする。
利益には、営業利益・経常利益・当期利益などがあるが、自社の資産として繰り越すことができる当期利益を目標に決めるのが良い。
策定手順
利益：決算数字を踏まえて、次期利益目標の数字を決定する
↓
固定費：前期と同額と仮定する
↓
粗利：利益目標の数字と固定費を加算して数字が粗利になる
↓
仕入：仕入は売上に対する仕入の割合で試算する
↓
売上：利益目標を達成するための売上数字を決定する
■売上が10%増でも、利益を2倍にすることができる
来期の利益を2倍にするには、売上も2倍にしなければならないような気がするが、そうしなくても利益が2倍にできるのである。
例：
現在の決算状況
売上3億円
仕入1億円
粗利 2億円
固定費 1.8億円
営業利益 2,000万円
↓
来期の経営計画
売上3.3億円
仕入1.1億円
粗利 2.2億円
固定費 1.8億円
営業利益 4,000万円
来期の経営計画：営業利益 4,000万円- 現在の決算状況：営業利益 2,000万円 = +2,000万円
会社にとって大切なのは利益を増やすこと。
売上目標は最後に決めればいいのである。
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通信およびネットワークの活用は生産性向上につながる
現在の通信手段は、電話・FAX・メールなどであるがこれらを有効に活用すれば生産性向上を図ることができる。
電話 FAX メール
■電話
一昔前までは、固定電話がビジネスの主流だったが、今では携帯電話がその座になりそうな勢いだ。
ビジネスでは、相手に電話をする場合、在席しているとは限らない。
この場合、電話に出た人に折り返しの連絡を頼むケースが考えられる。
しかし、至急の連絡であれば携帯電話へ直接かけて用件を処理することになる。
このように、電話は特定の相手に用件がある場合は携帯電話などが適している。
かけ直し連絡を待つ時間がロス時間となりやすく、これが1日何件もあれば1ヶ月の時間ロスは大きい。
これらを解消するには、固定電話と携帯電話を連動させるいわゆる「デュアル端末携帯電話の活用」が考えられる。
「社内ではコードレス電話として社内のどこにいてもつながるし、外に出れば携帯電話として使える」のですぐに連絡を取ることができる。
さらに固定電話側でダイヤルイン番号を取得すれば、その番号にかければ社内では直接着信するし、携帯電話へも自動的に転送されるので、かけてくる人はかけ直しをする手間が省ける。
PHSコードレスシステム（市販のPHS端末機を使用する）でも同様なことが可能である。
これらにより、コミュニケーションがタイムリーに伝わり、時間ロスを最小限にすることができるので、生産性がアップすることになる。
■FAX
ファクシミリ(FAX)の歴史は長く、30数年前にさかのぼる。
文書などを相手に直接送信できることがビジネスの世界を大きく変えた。
そして、ビジネスのスピードと正確ささらにコストを大幅に下げることができた。
ここ10年前位からメールが盛んに使用されるようになってからは、メールはFAXの代替手段として使うようにもなってきたが、あまりFAXの使用頻度は低下していない。
これは、手軽な通信手段として使えるからだろう。
ビジネスでは書類や文書のやり取りは「紙」で行うことが一般的だ。（最近はPCでの通信も多くなってきたが．．．）
そのため、相手に送る場合は郵送（宅配便）になってしまうが、時間がかかるのでFAXを使用すればタイムリーに相手に届けられる点が大きなメリットだ。
しかし、原稿と受信した書類を比べると鮮明さに欠けること、そして匿名性のある文書は第三者の目に触れることになるので問題となる。
メールでの添付ファイルを使用すればこれらのことは解消できるが、原稿をスキャンして添付するなどの手間がかかるので面倒になってしまう。
最近のFAX複合機であれば、インターネットFAXやPC FAX機能を使用すればこれらの問題を解決することも可能だ。
FAXの使用は手軽さ、スピード、正確さでは最も便利でコストも安い通信ツールといえる。
■メール
会社でもパソコンが1台づつ社員が使用して業務を遂行するため、メールを使うことが多い。
また、携帯電話もメール機能が付いているので便利に使える。
今は、社外の方との連絡はもちろん、社内でもメールの使用が多い。
メールの利点は、手軽さと正確さそしてコストの安さだ。
欠点は、即時性がないことだが、相手の状況に関係なく呼び出しがかかる電話と異なり、仕事の都合に合わせたペースで情報を発信・受信ができる点は利点にもなる。
社員への連絡用にも電話ではなくメールでやりとりをするのもこれらのことができるからだと思う。
また、添付ファイルもデータのまま添付できるし、印刷物もスキャンニングして添付送信が可能だ。
メールを転送したり、返信したりすることが便利であり、また一度に多くの人に配信もできることは他のメディアにはない大きな利点だ。
このように、メールを使用することにより相手の負担にならないし、作成時間も自分の都合（空いた時間を使うなど）でできるし、正確さ・コストも安いなどのこともあり、うまく使えば生産性を向上させることも可能だ。
■電話・FAX・メールのミックスした活用法
電話、FAX,メールそれぞれをうまく活用していけば、生産性向上に結びつけることが可能だ。
さらに、これらをミックスして活用すればかなりの向上が期待できる。
例えば、電話で話した内容の資料を貰いたい際、匿名性があるものであればメールで配信してもらう。
会社からメールで受けたお客様に携帯電話でその場からかけることにより、ビジネスチャンスを逃さない。
FAXで送信した見積・提案書の場合、届いたかの確認のための電話を入れることによりコミュニケーションができるので、注文などにつながるケースも出てくる。
．．．など色々使えるので工夫をしてもらいたい。
このように、これらのメディアを創意工夫をして活用すれば、スピード・正確さ・コスト安そして的確なコミュニケーションを行うことにより、生産性向上およびビジネスチャンスを確保できる。
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ITを活用して少数精鋭体制でやりぬく
当社は少数精鋭が基本である。
しかし少数精鋭体制は、IT抜きには実現しないと考える。
当社は、ホームページやブログからの問い合わせを受けて商談をすすめていく。
その商談をいかに早く･的確に処理するかで成約確率が高まる。
すなわち、担当した社員の技量にかかってくるのである。
そうした状況でいかに効率を上げ生産性を高めていくには、社員のスキルとやる気を高めていくことだと思っている。
そのためにも、ITを積極的に活用していくことである。
例えば、新規見込み客の開拓も人海戦術で行うことはかなり効率が悪い。
しかも無理にすすめて購入すると不満も出てき易くなるので、注意が必要だ。
当社では、従来訪問してユーザーに説明する内容をホームページに掲載してある。
しかもホームページでは説明がしにくい細かいことはブログを使って説明している。
これにより、ユーザーへの初期段階でのアプローチが省けることと、問い合わせが来る段階である程度購入意欲が高まっていることも大きなメリットだ。
また、問い合わせがあったユーザー情報や見積書作成そして受注・売上・請求・回収まで一連で作業ができる販売管理システムも業務をサポートする大きなツールとなっている。
ここを自動化することにより的確な情報が集約するので、顧客情報を収集・活用できたり、内容分析を容易にすることができる。
ホームページやブログで見込み客をキャッチアップし、入ってきた情報を販売管理システムでスピーディに処理することにより生産性が高まり、社員の意欲向上にも結びつき、めざしている少数精鋭体制に近づいていくことになる。
今後もさらに精査して生産性向上を追及していくことを目標にしている。
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スキャナ導入によるペーパーレス化の推進
当社は、1年前にスキャナを使用した電子文書管理システムを導入した。
これにより、従来のファイル＋書庫管理から脱するとともに、探す手間が短くなり生産性向上につながった。
■導入までのいきさつ
当社設立5年を経過して顧客情報や業務資料などが増えてきて、このままではファイルや書庫をどんどん増やしていかなければならないという危機感を感じた。
そこで、電子文書管理システムを検討することになった。
これにより、顧客情報などをペーパーレス化することでファイル・書庫を増やさずかつ探し出しが簡単になることによる手間が省けて効率アップを狙った。
■導入までのこと
幸いにして、当社には最新型カラー複合機があり、これにスキャナが付属しているのでこれを使用することを基本に考えることにした。
まず、複合機のメーカーに見積を依頼したところ、150万円位が必要と言われた。
これでは、コストパーフォマンスが合わないと判断してすぐに代替案を探した。
なかなか思ったものが見つからない状況の中で、ある複合機メーカーが推奨している電子文書システムが目にとまった。
これは、入力・登録が簡単かつパソコン画面にて書庫内にファイルが入っているというイメージ表示になるため実際の書庫からファイルを出し入れする感覚で使用することができるすぐれ者だ。
さっそく見積を取ると、30万円程度であり導入を決めた。
■導 入
導入・設置は半日ほどで完了した。
実際に使用してみるとかなり簡単で画面もビジュアルであり使い勝手もなかなか満足のいくものだった。
ただ、パソコンの性能とくに内蔵メモリが少ない場合には表示までのタイムラグが生じた。
また、ファイルを開いてから読込む時間が少しかかるのでファイルにデータを詰め込み過ぎないようにしたほうが使い勝手が向上する。
■導入効果
①書庫およびファイルが1年前と比べて増えていない。
②見たい文書をすぐに見ることができ、必要に応じてプリントすることも可能となったので、探す手間が省け効率が上がった。
③印刷物以外のデータファイルの取込もできるので、メールの添付ファイルを保存したり回覧板情報などを共有して閲覧することができる。
④価格が安いので、導入しやすい。
⑤故障やシステム障害が一度もない。
■今後の活用
電子文書化しているのはまだまだ半分程度であり、今後活用を促進していき70%以上はペーパーレスで運用していきたいと考えている。
詳しいことは、当社までお問合せ下さい。
フリーダイヤル ０１２０－６９１－７９１ ㈱サンビジコム
「楽々ライブラリーの件で聞きたいお伝え下さい。」
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販売管理システムのグレードアップで業務効率アップ
販売管理システムのグレードアップで業務効率の向上が図られました。
■当社の販売管理システムについて
当社では、現在ある販売管理システムを導入しています。
このシステムにより、顧客管理・見積・受注・売上・請求・発注・仕入・在庫・入金処理などが一括して処理できます。
業務のほとんどをこのシステムによる作業で行うため、社員はパソコン上で常にこのシステムを起動させて使用しています。
■グレードアップのきっかけ
以前は、5クライアントしかないために、5人以上の使用したい社員は入ることができないので、声をかけて使用中の人に一旦中断をしてもらってシステムに入りこむという面倒なことをしていました。
このような待ち時間が発生することは大きなロスであるとともに、社員の士気にも影響があると判断して新システムを7月に導入しました。
■新システム導入
新システムは、10クライアントまでサポートされており、専用サーバーを設置する本格的なシステムとなりました。
これにより、同時に10人まで入ることができるので、待ち時間のロスやイライラすることがなくなり、業務効率が向上しました。
また、請求業務・入金処理業務などが以前よりカンタンかつスムーズにできるようになり、業務効率も向上しました。
新システムをフルに活用するため、従来から行っていた顧客管理をより的確に活用できるような仕組みを構築して今試しで使用しています。
今後、このシステムの機能を活用して生産性向上をめざして行きたいと考えています。
■販売管理システム導入についての所感
とかく経営者はこのようなシステムに金をかけることをムダと考え、手作りのソフトや手書き伝票などで済ませているケースが多く見受けられます。
創業当初の少人数ではこれでも間に合うかもしれませんが、売上が増え、人数が増えるとたちまち煩雑になってしまい、混乱して業務に大きな支障を生じることにもなり兼ねません。
これらのシステムはかなり高額なので、一挙にいいシステムを入れないで、最初は慣れることを一番に考えて導入していくことが大切かもしれません。
その後、業務に合わせてバージョンアップをしたり、システムを入替えすることも考えていくことです。
当社では、最初はスタンドアロンタイプのシステムを導入していましたが、業務に対応できずに2年前に本システムの5クライアント版を導入しましたが、2年後の今では業務拡大によりグレードアップすることになりました。
システム自体は、パッケージソフトであるためオリジナルなものと比較するとやや劣る面があります。
しかし、ある程度のカスタマイズもできますし、工夫すればオリジナルな使い方もできます。
オリジナルソフトを導入するには、数百万から一千万位の費用がかかります。
また、多額のランニングコストがこれに付加されますので、経費が多くかかります。
市販のパッケージソフトも最近では性能も向上して、前述のように多少のカスタマイズもできるのでかなり使い勝手もいいです。
まずは、お試しのパッケージで使用感を確かめていただくことが一番です。
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目標管理と行動計画を確実に実行することで目標は達成できる
売上と利益は、営業マンの目標管理と行動計画・実行が確実に遂行されていれば達成できる。
今回は、会社の目標に基づいて、営業マン個人の目標管理と行動計画について述べる。
例えば、今月の目標や計画を達成するために何をしていくかを考えてみる。
そこには、個人に与えられた売上と利益の目標がある。
では、それをどのように達成するのかを考えてみよう。
仮に、今月の売上計画が500万円としよう。
営業の締め切りが月末とする。
まず、先月の受注残がどの位あるかを把握しておくことが必要だ。
例えば、先月受注して今月納品する物件が100万円あったとしたら、今月残り400万円をやれば計画が達成できると考えるのは早計過ぎる。
来月の受注残にする分、少なくとも100万円は確保しておかなければならないので、今月は500万円の受注は確保することが必要だ。
ここで、今月の目標管理をする。
現在手持ちで商談中の物件を洗い出し、トータル金額を算出してみる。
物件毎に受注確率を予測して、例えばA（確率80%）B（確率50%)C（未定）などで算出してみる。
物件としてAが300万円、Bが500万円、Cが400万円として確率を乗じるとA+B=490万円となるが、アクシデントも考えると、Cや新規で＋200万円ほどを確保しておきたい。
これをやるために、新規開拓などをスケジューリングして行動するのである。
そして、これらの物件内容を再度見直をして確実に受注するための事前準備も怠らないことだ。
それには、綿密な計画と行動そして必ず達成するという強い意志で立ち向かうことである。
当社では、営業管理を月次計画および毎日の計画をボードとノートを使って記入しチェックをしている。
これは、誰でも見れる状態にしておくことにより、行動状況の把握ができることと、本人が不在時にも他の者が対応できるので重宝だ。
毎日の計画・行動もノートに書き込み、完了するとチェックをしている。
これにより、うっかりミスが少なくなり、重宝している。
また、ボードには当月内のスケジュールが書き込まれているので2日前には物件内容をチェックして漏れや忘れがないかを再度チェックすることにしている。
今は、少人数なのでこのような管理で間に合っているが、人数が増えてきた場合、パソコンを使用した同様の管理手法でやりたい。
しかしツールと共に、目標管理と行動計画・実行は一体のものであり、これを確実に実行していくことにより、計画した売上・利益が確保できる。
すなわちP.D.C.A、プランを立て、それを遂行、チェックをしてまた行動するという繰り返すパターンを確実にやることこそ目標管理の神髄と考える。
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ITの活用は費用と効果を考えてできることから始めよう
ITなんて当社ではそんなお金もないし、効果も期待できないから考えない．．．
などと早計に考えないでコストもあまりかけないIT活用を．．．
ITというと大企業がコンピューターなどを使って生産性向上のために大がかりにやることのイメージがある。
確かに、大企業では資金と人手があるので大がかりなIT戦略が構築できるのだが、中小零細企業でもコストをあまりかけずにITを導入することにより、かなり生産性向上が期待できるIT導入がある。
当社での例であるが、設立時から販売管理をどうやっていくかが思案のしどころだった。
ユーザーからの問合せから始まり、資料送付、見積、受注、施工書、売上、請求、回収など一連の作業を簡単にできるシステムを模索していた。
最初は、エクセルで作成した書式に入力してプリントしてファイルに綴じる形式だ。
設立時はユーザー数も少ないためなんとかこの形式で完結していた。
しかし、ユーザーが増え、社員が入ってくるとこの形式では効率も悪く、何と言っても手計算に依存することが多く、正確さという品質面で問題だった。
この問題を解決するために色々探してみたが、費用をかければいいものもあったが資金がない零細企業では採用することができなかった。
たまたま、アクセスベースで作られている販売管理ソフトを入手して試験的に導入してみたところ、以前の手作業でのものよりは効率や正確性などに優れており、本格導入をすることになった。
このときは、社員も少なく何とかこのシステムでやれていたのだが、同時使用ができない難点がありそのための空き待ち状態が生じてきた。
営業業務の大半が見積書作成や請求書作成などであり、この待ち時間は何ともしがたいことであった。
このシステムを導入して約2年が経過してきた頃、同時使用が可能でかつ、作業の一連化による効率アップが可能な次のシステムを検討した。
コストを考えなければオーダーメードシステムが最適なのだが、資金がないため市販品での探索となった。
ようやく、希望に近いものが見つかり導入することにした。
このシステムは、同時使用はもちろん５ユーザーのクライアントまでサポートができるものであり、作業の一連性も前述のシステムとは比較にならない作業性をもっていた。
また、カスタマイズもある程度可能で集計・管理データなどの機能も使えるので重宝している。
このシステムの導入価格は30万円位の低価格なので容易に導入できた。
現在もこのシステムを使用しているが、顧客管理の面での拡張性などでの不満があるが使いやすさなどやコスト面などでは満足して使用している。
内容が長くなってしまったが、販売管理のように会社の基幹になるシステムをコストパーフォマンスに合わせていかに先を見て導入していくかがポイントになってくる。
このようにIT化は身近なシステムの効率を向上させるために導入していくことが大切だ。
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人は育てていくことによりはじめて人材となる。
人材は企業にとっては宝である。
しかし思うような人にはめぐり合えないということも事実なのかもしれない。
また一方では人を人材として育てていくことが大切なことではないだろうか。
当社に2年前に入社した社員が今では会社の優秀な社員となっている。
2年前に入社した時は営業経験がなくほかでも取り立ててスキルも持ち合わせてはいなかった。
しかし、私は彼が持っている「心」に関心を持った。（心・技・体のこと）
礼儀があり物事を素直に受けとめて行動すること、そして意欲や情熱もありそれらの強い意志が彼を大きく成長させたのだ。
これを持ち合わせていたので私自ら教育・訓練を行いビジョンや信条などを機会あるたびに教えていき、新しいことにチャレンジさせる機会を設けて実行させていった。
技（スキルや技術など）は大切だがこれらは後からでも付加できることでもあるが、「心」はその人が持っている精神・心理面であり教育訓練などではなかなか変えることは容易ではない。
このように、人を生かし人材に育てあげることはその人が持ち合わせている「心」に焦点を絞り込むことによりいい人材に育てることができることのひとつだと考えている。
しかしこのように考えていても中小零細企業であるため人材確保が難しく選択の余地も少なく方針にかなわない人も採用してしまうこともあった。
この場合、教育訓練の場において「心」を見抜く洞察力を養っていくことが必要だ。
それには、当社のビジョンや信条などをよく理解させて実際の業務にそれが生かされているかどうかを常に見定めていくことが大切だと思う。
例えば、お客様の満足度を高めるという理念があるとすると、その人はそれを理解する「心」があればそれに呼応した対応を自然に解決することができるが、逆の場合はそのことができない。
再度教育訓練をして指南しても次のケースでも同じ不手際が起こりえるのである。
これは、その人の「心」から派生してくることかもしれない。
この例の場合、お客様に満足をさせるにはどうすればいいかを解決するにも自分の損得感情で計ってしまうため問題解決ができないことになるのではと思われる。（想像では）
このように人を育てて「人材にする」ことは大変である。
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OA機器、オフィス家具などを導入するなら今年3/31までなら損金一括算入が可能です。
OA機器などの導入で現金購入をする場合、中小企業に限り｢３０万円未満である減価償却資産の損金算入｣が認められております。
その期限が本年3月31日で期限満了となり優遇税制は4月1日以降は認められません。
したがって、OA機器などの購入を考えている場合は今月中に納品・設置することをお奨めします。
■優遇税制の内容
中小企業者などが、取得価額が３０万円未満である減価償却資産を平成１５年４月１日から平成１８年３月３１日までの間に取得などして事業の用に供した場合で、その事業の用に供した日を含む事業年度において取得価額の全額を損金経理したときは、その損金経理をした金額は損金の額に算入されます。
■対象法人
この特例の対象となる法人は、青色申告法人である中小企業者又は農業協同組合等に限られます。ここで、中小企業者とは、資本若しくは出資の金額が１億円以下の法人、又は資本若しくは出資の金額がない法人のうち常時使用する従業員の数が１０００人以下の法人のことをいいます。ただし、資本若しくは出資の金額が１億円以下の法人であっても、大法人の子会社などは除かれます。
■結論として
OA機器などをを現金で購入する場合、総額30万円（税込）以内であれば一括して損金対象となりいわゆる経費処理ができます。
すなわち、固定資産に計上しなくてもいいので減価償却処理や固定資産税処理などが不要です。
固定資産にしますと例えば30万円で法定耐用年数は6年ですから残存価額10%を引いた27万円が対象金額となります。
償却法は定率法と定額法がありますが、わかりやすい定額法ですと27万円÷6年＝4.5万円が6年間毎年減価償却費として計上処理となります。
また、固定資産税がかかりますので計上処理して支払う必要があります。
このように固定資産にすると面倒な処理のため小額であれば一括償却してしまうほうが経済的ですし、面倒さもないわけです。
4月1日以降は、10万円以内の場合のみ一括償却となります。（10万円以上は固定資産扱い）
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人材の確保のやり方と育成方法について
企業にとって人材の確保と育成していくことは永遠の使命であり課題でもある。
これがうまくやれていれば盛業間違いないほど重要なことなのである。
では、どうすればいい人材を確保していい人材に育成できるかを考えてみたい。
過去の人材確保・育成の状況と当社の状況を紹介しながら記述していきたい。
■人材確保
人材確保は手段であり、人材を育成して企業の主戦力となり利益を創出させることが目的なのである。
人材は、求人雑誌、ネットでの求人サイトなど多くの媒体があるので金に糸目をつけずに求人をしていけば確保ができるのである。
また一方では、ハローワークなどを活用すれば無料で求人確保をすることも可能である。
結論から言えば、人材確保は最小限のコストでいい人材を確保することをめざすべきである。
未経験者であっても育成のやり方により大きな戦力となる人材にすることが可能である。
当社の場合も、一時は求人雑誌を使ったり派遣社員を活用したりしたが結果としては実効はなかった。
求人雑誌は1･2回程度などで結論を出すには早すぎるが、昨今の求人誌はフリーペーパーすなわち無料誌として駅や書店などに立てかけてあるがどれほど効果があるのかがわからないのである。
また、新聞などに折り込み求人にも掲載してみたが同様な感じであった。
募集費用も1回当たり、20万円位かかってしまった。
派遣社員も経験者であってが当社の場合はさまざまな経緯もあり定着しなかった。
以前からハローワークを活用していたが、中でもトライアル雇用という制度は35歳までの若年労働者（未経験者のみ）を確保する手段として有効と思われる。
制度の概要は、3ヶ月は試用期間として雇用できかつ求職側も自分に合わない職場や仕事であれば任意で離職することも可能なのである。
3ヶ月以降に継続勤務にするか退職にするかを両者の主張で決めることができる。
また、求人側にはトライアル雇用助成金制度があり最大15万円を貰うことができる。
当社にもすでにトライアル雇用で入社した社員がおり、今では主戦力で利益を大いに上げてくれている。
■人材の育成
人材の育成には時間とコストがかかる。
特に、未経験者の育成には時間がかかる。
すなわち一人前といわれるまでにはあらゆる指導と経験を与えていくことが必要である。
育成は社長が自らやることが望ましい。
というのも、自らが起業して経営をしているのであり、そこで培った「信条や理念そして豊富な知識・ノウハウ、経験」を彼らに徹底的に伝授して会社の代理人としての活動ができる気構えを持たせることが何より必要だからである。
実際、当社の社員教育とその後の育成指導は社長がやっている。
育成のやり方は、まず当社の信条と行動指針を徹底的に教え込み理解させ身につけさせることである。
その後に商品知識や販売方法、実際の業務の進め方などをスケジュールを決めて遂行して行く。
まず、あわてずしかし確実に時間と共に前進していくことを確認していくことが大切である。
それには、本人自身が会社（信条や行動指針）をよく理解・認識をして、自分も同調・同化できること、そしてこのことに基づき「やる気、努力、継続、創意工夫」を習慣として植えつけていくことになる。
それぐらい人材の育成には金と時間とそして社長の情熱をかけて実施することが大切であると思う。
「教える、反復させる、やってみせる、やらせて見せるまた教える」というサイクルを根気よく繰り返し行ない育てること以外に方法はないと思っている。
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当社における少数精鋭主義
当社の場合は、インターネット販売でオフィス機器やオフィス家具を販売する業者であるが、昨今の競争激化でなかなか適正利益を創出できない。
これの対策としては少人数で売上を上げて薄利で運営していくことしかないのであり、その対応策が少数精鋭主義である。
それには、当社の信条や具体的な行動にも触れていきたい。
■当社の信条
インターネットを通じてお客様にいいものを安く、早く、そして安心と信頼をご提案いたします。
いいもの： ご導入いただくお客様の視点で商品・サービスを選定してご提案いたします。
安 く： ご提供価格を安くするために、当社経費を省き、仕入先を厳選してリーズナブルな価格をご提案をいたします。
早 く： ご導入は最短納期を実現いたします。ご希望の納期にチャレンジさせていただきます。
安心・信頼： 商品・サービスは導入後が大切であると考えております。導入をしていただいてから長くお使いいただくためコミュニケーションを欠かしません。
■当社の具体的な行動
信条を実現するために各項目について具体的な行動指針および内容を示します。
いいもの：
・設備・機器を実際に当社で導入して品質等を確かめてお勧めします。
・ご導入いただいたお客様でご好評の商品・サービスをご提案 いたします。
・当社ホームページの取扱商品・サービス比較表をご参考にして下さい。
安 く
・当社経費を安くするため、少数精鋭社員でチャレンジしています。
・お客様ができる工事・設定は導入費用を安くするためおやりいただくことをご提案いたします。（工事費用分が安くなります）
・毎月の維持費を安くするため、回線契約の方法やIP電話の活用、リサイクルトナーの活用などをご提案いたします。
早 く：
・即納体制を実現するため流通業者にプッシュして行きます。
・当社では適正在庫を確保して行きます。
安心・信頼：
・当社ホームページにアフターサービス内容を具体的に明示しています。
・お役立ち情報を定期的にメールマガジン、DMなどでご提供します。
・故障や修理の対応は迅速に行います。
■当社の少数精鋭主義について
インターネットでの販売では価格が一番の決め手になります。
従来の販売業者は本業が訪問販売、副業がインターネット販売という状況ですから本業で儲かった利益をインターネットに還流させることにより帳尻を合わせられる。
ところが、当社のような専業であればそのようなことができないので経費を安くするか仕入れを安くするしかないわけである。
仕入れについては数量や金額、取引期間などに影響されることになりそれほど削減効果がない。
したがって、自社でできることは経費を減らすことに目を向けるしかないのである。
中でも人件費は経費の半分以上を占めており、これを適正最小限にすることにより結果的に経費を最小限にすることができると考えた。
そこで、少数精鋭で運営・維持するにはどうすればいいかと思案した。
まずは、販売単価を上げることにより、売上高を高くすれば粗利益が薄くても利益額が確保できて必要経費が確保できると考えた。
単品だけの販売だけではなく、セット販売により単価を上げることができた。
また、人件費の内基本給以外に売上給を設けて、社員の売上利益に応じて支給額を高くすることにした。
これで売上・利益額により人件費も一部を変動費扱いにしてリンクさせることにした。
このように、費用関係は考えた線に近くになっいったが、社員の意識も向上させることが必要であった。
まずは、お客様への満足度を高めるために営業マンと言えども不必要な外出を控えてお客様への連絡や見積書提出のスピードを上げたり、何よりもお客様からの問合せにはできるだけタイムリーに対応できる体制を考えた。（電話やメールでのタイムリーな応対をめざした。）
具体的には、訪問目的の明確化・誰でも見える担当スケジュール表の掲示、お客様からの電話はCTI（電話とパソコンの接続によるお客様情報の表示機能）で均一な対応をめざし、担当が不在時にも表示情報を見ることにより適切な対応を可能としている。
不在時のお客様と他の担当との通話内容は全て自動録音してあるので後で本人が聞き返すことにより対応が的確になる。
外の担当にもメールで伝言してタイムリーな対応を実現している。
このように、社員の人数を必要最小限にすることによりパーヘッドを上げ、IT活用によりお客様満足度を向上させることで経営的にも帳尻を合わせることができるようにした。
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少数精鋭主義こそ成功のポイント
起業のスタートはひとりからのスタートが多い。事業が軌道に乗ってくると
社員を増やすことになるが、人海戦術的な考え方を避けて少数精鋭主義でやっていこう。
それには、パソコンなどを活用したITシステムの活用が不可欠である。
■当社のプロセス紹介
当社は平成13年11月に設立した企業であるが、当初は自分ひとりで1年位やっていた。
2年目に一人が増えて3年目にもう一人が増えて3人となった。
売上規模はひとりの時は４千万円、二人で約１億円、３人では約１億６千万円と順調に伸びて
いった。
当社の場合、商品・サービスの範囲が広く現在でも担当ひとりで全てのことを習得してユーザー
に説明をしていくのである。
最初はあまりにも商品・サービス点数が多いため混乱して社員が大変かと思い、心配をしたが
本人たちの努力もあり全てのものに習得ができるようになった。
■少数精鋭主義とは
文字通り少ない人数で大きな効果を出すということである。
特に経験のあまりない若い社員の場合、ひとつひとつ教え込んで実際に現場でやらせてみることが
大切になってくる。
この場合、｢失敗をしてもかまわないので頑張ってやって来い｣と叱咤激励をしてやることが必要。
あまり同行をしてしまうと次も同じ状態になるのでできるだけひとりでやらせることが大切である。
このような経験をさせると本人も真剣に業務を遂行することになり、知識やノウハウも身につく
ようになる。
これの繰り返しを体得させることにより、より習熟度が上がってくることとなる。
こうして多くの社員を抱えずに少ない社員で成果を多く出すことが可能となれば万歳となる。
当社もこれらの途上であり、現在進行中なので今後に期待したい。
■ITの活用
当社の場合は、インターネットのホームページを閲覧してもらいユーザーからの問い合わせを
もらいそれをフォローすることにより、成約となり売上になる。
その意味ではIT活用そのものだが、社内での生産性向上をはかるためのIT活用がある。
その主たるものは販売管理システムである。
ユーザーからの問い合わせはすぐにシステムに入力をして見積依頼はシステム内で作成
処理をすることになる。
受注や売上になった場合も見積書からの引用ですぐに作成ができるようになっている。
また、請求管理と入金管理も同様にシステム内での処理が可能である。
今後は、これをより活用して生産性をより向上させるように工夫改善をしていきたい。
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